Đăng ký nghỉ phép trên phần mềm HRAD

Đăng ký nghỉ phép là gì?

Xin nghỉ phép là việc xảy ra thường xuyên trong các doanh nghiệp khi công nhân viên sẽ xin nghỉ làm vào các ngày được hưởng chế độ hoặc vì lý do cá nhân, đây cũng chính là nhu cầu thiết yếu của nhân viên trong quá trình làm việc. Tùy vào từng trường hợp, hoàn cảnh cụ thể mà lý do nghỉ phép sẽ có sự khác nhau. Vậy quy trình quản lý nghỉ phép diễn ra như thế nào? Hãy cùng Phanmemtinhluong.net tìm hiểu ngay bài viết hôm nay để hiểu rõ hơn nhé.

Quản lý nghỉ phép là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý nhân sự và đảm bảo sự linh hoạt và công bằng trong công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn về cách quản lý nghỉ phép một cách hiệu quả.

• Xác định chính sách nghỉ phép: Đầu tiên, hãy xác định và thiết lập chính sách nghỉ phép rõ ràng cho công ty của bạn. Chính sách này nên bao gồm số ngày nghỉ phép được cấp cho từng nhân viên, quy trình đăng ký nghỉ phép, quy định về hạn chế nghỉ phép đồng thời và các quy định khác liên quan đến nghỉ phép.
• Thông báo và hướng dẫn nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty của bạn được thông báo về chính sách nghỉ phép và hiểu rõ quy trình đăng ký và sử dụng nghỉ phép. Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đăng ký nghỉ phép, thời hạn đăng ký và quy định về thông báo trước khi nghỉ phép.
• Sử dụng hệ thống quản lý nghỉ phép: Để quản lý nghỉ phép một cách hiệu quả, hãy sử dụng một hệ thống quản lý nghỉ phép. Công cụ này giúp tổ chức và theo dõi thông tin về nghỉ phép của nhân viên, bao gồm số ngày đã nghỉ, số ngày còn lại, lịch sử nghỉ phép và các yêu cầu nghỉ phép đang chờ xử lý. Hệ thống quản lý nghỉ phép giúp đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.
• Xem xét tính hợp lý và đáng tin cậy: Khi nhân viên đăng ký nghỉ phép, hãy xem xét tính hợp lý và đáng tin cậy của yêu cầu đó. Điều này có thể bao gồm xem xét lịch làm việc, tình hình công việc hiện tại và tương lai, và xem xét sự ảnh hưởng của việc nghỉ phép đối với các tiến độ dự án hoặc công việc khác.
• Tạo lịch trình công bằng: Khi quản lý nghỉ phép, hãy đảm bảo rằng việc cấp phép nghỉ phép được thực hiện một cách công bằng. Hạn chế số lượng nhân viên nghỉ phép cùng một thời điểm để đảm bảo rằng công ty vẫn có đủ nguồn lực để hoạt động. Hãy đảm bảo rằng mọi yêu cầu nghỉ phép được xử lý theo thứ tự đăng ký và ưu tiên theo quy định.
• Giao tiếp và phê duyệt: Thông qua hệ thống quản lý nghỉ phép hoặc quy trình nộp đơn nghỉ phép, thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng. Xác định ngườiphê duyệt nghỉ phép và đảm bảo rằng họ có đủ thông tin và quyền lực để đưa ra quyết định. Giao tiếp với nhân viên về kết quả phê duyệt nghỉ phép của họ và đảm bảo rằng họ được thông báo kịp thời về việc được chấp nhận hoặc từ chối nghỉ phép.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi số ngày nghỉ phép đã sử dụng và số ngày còn lại của từng nhân viên. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên không sử dụng quá nhiều ngày nghỉ phép so với quy định và cũng không còn dư thừa ngày nghỉ phép không được sử dụng. Đánh giá quy trình quản lý nghỉ phép và lắng nghe phản hồi từ nhân viên để có thể cải thiện và điều chỉnh nếu cần thiết.
• Khuyến khích sử dụng nghỉ phép: Để đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, khuyến khích nhân viên sử dụng đúng và đầy đủ ngày nghỉ phép của họ. Tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên được khuyến khích và tôn trọng khi sử dụng nghỉ phép để nạp lại năng lượng và tái tạo sức khỏe.

Đăng ký nghỉ phép trên phần mềm HRAD Enterprise như thế nào?

Người dùng đăng nhập vào phần mềm chấm công tính lương HRAD Enterprise rồi thực hiện các bước như dưới đây:

Khai báo các loại nghỉ phép: Người dùng vào chức năng Khai báo ký hiệu chấm công để khai báo các loại ngày nghỉ và ký hiệu cho loại nghỉ. Chú ý phân loại nghỉ nào được hưởng lương và không hưởng lương.

Nhập đăng ký nghỉ phép: Người dùng sử dụng phần mềm HRAD Enterprise mở Cửa sổ Quản lý chấm công / Nhật ký nghỉ phép

Thực hiện nhập sữ liệu như sau: Phân hệ Quản lý chấm công (1) -> Tổng hợp công (2) -> Nghỉ phép (3) -> click chuột phải vào danh sách nghỉ phép chọn Thêm dòng (4) – Chọn nhập vào Mã NV, Ngày nghỉ, đến ngày và phiên nghỉ nhấn nút lưu để hoàn tất việc thêm phép cho nhân viên.

Cập nhật đăng ký nghỉ phép lên bảng chấm công: mục đích của công việc tiếp theo này  là Tính ra chi tiết giờ công hàng ngày của nhân viên căn cứ theo giờ chấm công trên máy chấm công được tải về phần mềm và các đăng ký giấy tờ Nghỉ phép mà công nhân viên đăng ký.

Vào phân hệ quản lý chấm công (1) -> tổng hợp công (2) -> tra soát công (3) -> Nhập các thông tin từ ngày … đến ngày, chọn đối tượng là Tất cả (*) hoặc bộ phận cụ thể(4)->Tổng hợp KQ (5). Chờ phần mềm báo thành công. Nếu như bạn muốn xem lại thì chỉ nhập tham số như trên và nhấn nút “Xem KQ”. Trên khung nhập tham số có ô “Lọc KQ’ để người dùng thuận tiện lọc ra các trường hợp đặc biệt: Vắng, Đi Trễ, Về Sớm, Có đi làm, …

Xem báo cáo bảng chấm công tháng

Để xem báo cáo bảng công tháng chọn vào phân hệ quản lý chấm công (1) ->ở mục báo cáo chọn mục Bảng công 1 tháng (2)->Lọc bộ phận hoặc đối tượng nhân viên cần xem (3) -> Lập báo cáo (4).

Xem báo cáo theo dõi đăng ký nghỉ phép năm

Xem báo cáo thống kê tổng hợp đăng ký nghỉ phép trong năm

Trên đây là một số gợi ý về cách quản lý nghỉ phép một cách hiệu quả. Việc áp dụng các quy trình và chính sách rõ ràng, sử dụng công cụ quản lý nghỉ phép và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và linh hoạt sẽ giúp công ty của bạn quản lý nghỉ phép một cách hiệu quả và công bằng.

Quý vị có nhu cầu sử dụng phần mềm kiểm xưởng, phần mềm quản lý suất ăn, phần mềm nhân sự , máy chấm công, phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, lắp đặt máy chấm công, sửa chữa máy chấm công cho doanh nghiệp hãy liên hệ với phanmemtinhluong.net theo số hotline 02822.112.342 để được tư vấn các giải pháp hiệu quả tốt nhất.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HOA SƠN

• Add: 109 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình
• Hotline/Tel: 02822.112.342 – 0903.222.603
• Email: anhtu@hoasonit.com
• Website: phanmemtinhluong.net