Sử dụng phần mềm chấm công thay cho chấm công thủ công, vì sao?
Tại sao nên sử dụng phần mềm chấm công thay vì chấm công thủ công?
Ngày nay, việc sử dụng phần mềm để quản lý giờ giấc nhân viên đi làm là chuyện khá phổ biết ở hầu hết các doanh nghiệp, họ đã đổi mới phương thức chấm công tính lương bằng phần mềm chấm công thay vì quản lý bằng giấy tờ, sổ sách làm mất rất nhiều thời gian cho người quản lý.
Thế nào là phần mềm chấm công tính lương?
Phần mềm chấm công tính lương là phần mềm tự động hóa quy trình trả lương, hỗ trợ con người chi tiết trong việc báo cáo, thu thập dữ liệu từ file excel, ghi nhận kết quả chính xác trong việc chấm công, tính lương, thưởng, đảm bảo tính toán nhanh chóng, chính xác ngày công, tháng lương của cá nhân không bị sai sót như quản lí thủ công. Các doanh nghiệp lớn như nhà máy, xí nghiệp, bệnh viện, nhà hàng, khách sạn với đội ngũ công nhân viên cực kì đông cho nên phần mềm chấm công càng có ý nghĩa quan trọng đối với những nơi như vậy.
Sự khác biệt giữa việc chấm công thủ công và sử dụng phần mềm chấm công
Về chi phí:
Đương nhiên khi sử dụng phần mềm chấm công các DN phải chịu một khoản lớn ban đầu để đầu tư mua máy móc thiết bị nhưng chi phí đó đã bao gồm việc bảo hành, đào tạo, sử dụng vĩnh viễn không phải mua lần hai, nhưng về lâu dài dù có trục trặc gì thì cũng phát sinh rất ít chi phí. Mọi thứ sẽ được phần mềm thực hiện từ A-Z, người quản lý chỉ cần biết cách sử dụng chứ không cần tìm tòi, học hỏi nhiều. Còn phương pháp thủ công thì đa phần không tốn bất kì chi phí gì ngoài việc chuẩn bị giấy chấm công, bút, viết, nhưng về lâu dài thì những khoản này phải chi thường xuyên cũng như nhân sự phải bỏ công sức nhiều nếu như công ty có số lượng nhân viên lớn. Với việc tính lương thủ công chỉ áp dụng với những nơi có quy mô nhỏ, ít nhân sự và không phát sinh những nghiệp vụ kế toán phức tạp.
Tiện ích của phần mềm chấm công:
Dễ sử dụng:
Thiết kế phải đơn giản, dễ sử dụng, thêm nhân viên và chạy bảng lương một cách nhanh chóng. Ngoài ra phần mềm cần có giao diện tương thích với cả máy tính và điện thoại.
Tính bảo mật:
Nếu chỉ sử dụng phương pháp chấm công thủ công thì việc lộ thông tin là điều khó tránh, kẻ gian sẽ sửa lại hoặc làm cách nào đó mà gây thiệt hại cho người quản lý về sau. Nhưng nếu DN sử dụng phần mềm chấm công thì cơ sở dữ liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối người dùng không phải lo lắng gì cả.
Bảo mật dữ liệu là yêu cầu quan trọng của phần mềm tính lương. Vì thế phần mềm tính lương cần phải được bảo mật bằng nhiều lớp. Ngoài ra, phần mềm cần được phân quyền rõ ràng. Ai là người chỉ được xem dữ liệu, ai là người có quyền được chỉnh sửa dữ liệu trong bảng lương.